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第一章  公文写作基础理论

第三节  公文格式

2012年09月06日13:52   来源:中国共产党新闻网
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公文格式是指公文的规格样式及其组成要素,即公文的表现形式。是公文的门面和形象,党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现,也是公文处理手段逐步科学化、规范化的客观需要。   

返回>>>《新编机关公文实务全书》;作者 魏建周;人民日报出版社

一、通用格式

公文的格式,分版头、主体、版记三部分,共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。   

(一)版头部分

置于公文首页红色分隔线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称为版头。包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

1.份号

份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用,便于掌握公文的去向,有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。并不是所有公文都需要编制份号,涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要,也可对不涉密的公文标注份号。

如需标注份号,一般用6位3号黑体阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

在份号标注上存在的主要问题有:一是涉密文件不标注份号;二是份号的数字不按规定标注,随意性大;三是份号标注位置不规范,不是顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限

涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公文,按照《国家秘密保密期限规定》执行:凡未标注保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

在密级和保密期限标注上存在的主要问题有:一是在确定密级和保密期限上出现过紧或过松两种倾向。过紧的情况是,不该定密的定密,该定低密级的却定高密级;保密期限应该定较短的却定得较长,有的甚至按最长保密期限来设定。过松的情况是,该定密级的不定密,该定高密级的却定了低密级;保密期限该定长的却定得较短。这两种倾向都不利于工作开展。二是密级标注不规范不统一,有的保密期限中的数字使用汉字标注。

3.紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时限要求,以确保紧急公文的及时传递和处理。对于明确为“特急”或“加急”的公文,需在公文上标注“特急”或“加急”字样。紧急电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”,具体位置按有关电报格式的规定标注。

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

公文紧急程度标注上存在的问题主要有:一是不急的公文却标注了紧急程度;二是标注位置随意性大,有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章;三是公文中未标注紧急程度,发文机关却在公文处理的过程中按紧急公文催办;四是纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度,或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等;五是标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。

4.发文机关标志

发文机关标志是公文版头部分的核心,用套红大字居中印在公文首页上半部,字体要庄重、规范、美观、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小)。主要有两种形式:一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字;二是发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,可并用联合发文机关名称,一般主办机关排列在前;也可单独用主办机关名称。民族自治地方的公文,其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷,少数民族的文字排在汉字的上方。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,字号应不大于上级机关的发文机关标志,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。

发文机关标注存在的主要问题有:一是发文机关标志不规范,有的发文机关的字体、字号大小不规范。二是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致,如用“××部”的发文机关标志,发文机关署名或印章却是“××部××局”或“××部办公厅(室)”等。三是有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。

5.发文字号

发文字号是党政机关制发公文的编号。公文标注发文字号,一可表明该公文出自什么单位,二可表明形成的时间及顺序,便于公文的管理和统计,并可有效地利用发文字号进行查询检索,同时方便公文引用,有利于提高公文处理工作的效率。

发文字号由机关代字、年份和发文顺序号加“号”字组成。如“国发〔2012〕12号”,“国发”是国务院机关代字,“〔2012〕”代表年份,“12号”是文件的发文序号。机关代字一般由两个层次组成。第一层次是发文机关代字,第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如“人厅〔2010〕20号”,“人”是人民日报社代字,“厅”指主办这份文件的是办公厅。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别,并固定使用,避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。年份一定要用全称,不能简化。“10”、“12”等均属标注不正确。序号按文件的形式统一编定,即是哪个部门主办的,只要是同一发文形式,就要统一按顺序编号。发文顺序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。应按“1、2、3、4……号”的顺序排列,而不应按“01号、02号”或“第01号、第02号”排列。多个机关联合行文时,只标注主办机关发文字号;在同一地区,当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时(如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”),要力求避免。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;需要注意的是,六角括号不是数学公式中的中括号“[]”,因为当引用公文时,标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起,如果年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。也就是说,之所以称之为“六角括号”,是需要与数学的中括号相区别。另外,二者形状也略有不同。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号标注存在的主要问题有:一是发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长,多的达八九个字;有的机关对外发文时,发文字号党政不分,行政机关下发的公文却编党的机关发文字号,如以×省审计机关名义下发的行政公文却标“审党发”,以×市国土资源行政机关名义下发的行政公文,却标“国土党发”等。二是发文字号标注不规范,年份的标注不正确;按规范年份应放在六角括号里的,却使用中括号、圆括号、方头括号等;发文顺序号编虚位,如“01”,前面加“第”字等。如例一:(12)×财字第017号。排列的次序前后颠倒,而且多一个“字”及一个“第”字,年号被缩简,且用圆括号,此外在顺序号前冠以“0”也是错误的。正确的写法应当是“×财〔2012〕17号”。例二:×电(12)第6号。年份被缩简,且采用圆括号,顺序号前加了一个“第”字,也不符合规范要求。正确的写法应当是“×电〔2012〕6号”。例三:冀×发(2012)4号。近似合乎规定,但年号使用圆括号却是错误的,应当写作“冀×发〔2012〕4号”。三是发文字号的标注位置错误,有的直接与红色分隔线重叠,联合上报的公文有时与红色分隔线相隔很远;有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。

6.签发人

上行文应当标注签发人姓名,体现机关负责人应当对所签发的公文负责。标注签发人应注意两点:一是只标姓名,不标职务;二是联合行文,须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。

签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标注。如有多个签发人,签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分隔线4mm。

签发人标注上存在的主要问题有:一是按照法规规定,上行文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的,但有些机关却是任何副职都可作为签发人,有的甚至是非领导职务者也作为签发人。二是多个机关联合上行文,有的只标注主办机关主要负责人,而不标注其他机关负责人。三是有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的,但没有标注。四是签发人的标注不规范:联合行文时,“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行,但有些机关的公文却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排列在同一行;签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。

版头中的分隔线。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线,其高度一般不小于0.5mm。  

(二)主体部分

置于公文首页红色分隔线(不含)以下至公文末页首条分隔线(不含)之间的各要素为主体部分,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

1.标题

公文标题具有“画龙点睛”的作用,有助于人们对公文的制发机关、内容、性质的了解,便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。标题由发文机关名称、事由和文种组成,如《中共中央国务院关于2010年农业和农村工作的意见》,发文机关是“中共中央国务院”,事由是“2010年农业和农村工作”,文种是“意见”。在发文机关与事由之间要加介词“关于”,在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看,公文标题通常是由一个偏正词组构成,以文种名称为中心词,前面加发文机关名称和事由作限制成分。四个以上(含)机关联合行文时,标题中发文机关名称可简略。公文标题文字要力求简明扼要,准确概括地表明公文的主题。例如,国务院要取消100多项涉及企业的不合理收费项目。发文时如将这些取消项目的内容全部列为事由,显然不可能也没有必要,概括为“取消部分涉及企业的不合理收费项目”,就显得既明确又简洁。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。

标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

在标题的拟制和标注上存在的问题主要有:一是冗长啰唆,对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。如《中共××省委政法委员会关于请求以中共××省委办公厅、××省政府办公厅名义转发〈中共××省委政法委员会、××省维护社会稳定领导小组办公室、××省解决信访问题联席会议办公室、××省加强社会管理领导小组办公室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题的实施意见〉的请示》。二是转发性文件,文种重复、标题烦琐。如《××市人民政府转发〈××省人民政府转发国务院关于进一步加强安全生产工作的通知的通知〉的通知》。三是对公文主题的表述不确定。如《关于贯彻中发〔2012〕3号文件的通知》,其中的“中发〔2012〕号3号文件”主题就不明确,如果改为《关于贯彻中发〔2012〕3号文件做好某某工作的通知》就比较贴切。四是标题与正文不符,标题不能涵盖公文的内容。如春节时某地方政府下发了一份《关于做好节日期间爱国卫生有关工作的通知》,文内除讲做好卫生工作外,还讲了注意道路运输安全、搞好安全生产、文化科技下乡等工作。四是公文标题排列形式不够美观,如排成“金字塔形”、“沙漏形”等,有的标题在回行时词意不完整。五是公文标题中介词使用不规范。有的标题在发文机关后缺少介词“关于”,有的则重复使用介词“关于在”、“关于对”等。如“关于对某某事项的通知”,其中的“关于”和“对”重复,只能用其中的一个,一般情况下,应当将“对”删除;又如“关于某某有关问题的通知”,既然写了“关于”,就不应该再写“有关”,应将“有关”删除。六是公文标题中文种使用错误,如《××市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告》、《××厅关于反馈××省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见(征求意见稿)的意见函》。

2.主送机关

主送机关是公文的主要受理机关,它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中,使用简称要规范、准确;使用统称,包括的地区、部门、单位要齐全,称谓要准确。

主送机关编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记部分。没有抬头的文件,如会议纪要、政府令等,其主送机关应标注在版记部分,位于抄送机关之上;其标注方法与抄送机关的标注方法相同。

主送机关标注上存在的主要问题有:一是多头请示。一种形式是有的机关在上行文中同时向上级党委、政府和上级主管部门报送“请示”;另一种形式是有的机关向上级机关报送请示时,虽只标注一个主送机关,但同一个文件实际上向多个上级机关报送而又不注明分送情况,造成上级机关交叉批示。二是随意编造主送机关的简称。按照规定,机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,但有的机关发文时却任意编造机关简称,如“××省住房和城乡建设厅”正确的简称应为“省住房城乡建设厅”,但却错误地简称为“住建厅”,又如“××省地方铁路规划建设管理办公室”,正确的简称应为“省铁路建设办”,却误写为“省铁办”。三是标注位置不正确,有的主送机关不顶格编排却空二字,或主送机关较多回行时空二字,有的发文机关在主送机关位置用手书写主送机关等。四是主送机关标点符号使用不规范。本来同级同类机关之间使用顿号的,却用逗号;同级不同类机关之间用逗号的,却用分号;主送机关结束之后应用冒号,却不用标点符号。

3.正文

正文是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中小标题层次序号依次可用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”标注;第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。

正文中存在的主要问题有:一是每个自然段之间空一行。二是正文中结构层次序号越级使用或错用,如采用“(一)”、“①”、“(1)”、“1.”。三是正文中使用的层次序号过细,有的多达六层甚至七层,如除“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”外,还用“第一、第二”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是在序号之后使用的顿号,与公文正文中表述的内容连接在一起,易使人误解。如“一、二十年代”、“二、三大战役”。五是层次序号中的标点符号使用不规范,如“(一)、”、“1、”、“(1)、”。

4.附件说明

附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便。需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述,即附件。公文附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力。若公文存在两个或两个以上附件,需要在公文正文之后标注附件的序号和名称。在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、报转、报送、发布××文件字样的,附件说明处不必再注明“附件”字样,以免重复。

如有附件,在正文下空一行左空二字位置编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称的首字对齐。

附件说明标注中存在的主要问题有:一是公文中带有附件的却漏标附件说明。二是附件说明标注不规范,有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样,在附件说明处不必再标注“附件”字样的,却标注。如××厅主送省政府的《××厅关于报送2011年工作总结的报告》的“附件说明”却标注有“附件:2011年工作总结(1份)”;有的公文在附件说明处标注“附件3份”或“附件随后”等。三是附件说明编排位置不规范,有的未左空二字而顶格编排。四是附件顺序号用汉字“一、二、三……”来标注。五是附件名称后标注标点符号。六是文字较长的附件说明回行后顶格编排。

5.发文机关署名

发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。公文一般以机关名义署名,特殊情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应当写明职务。要注意发文机关署名应与标题中的发文机关名称相一致。

单一机关行文时,发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上。

不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如长于发文机关署名,应使其右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

发文机关署名在标注中存在的问题有:一是发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致,如××部制发的公文,却署名为“××部××局”或“××部办公厅”。二是行政机关联合向下行文时,三个以上机关要署名并加盖印章的,但许多机关却只用印不署名。三是发文机关署名简称不规范,如“××省人力资源和社会保障厅”正确的简称为“省人力资源社会保障厅”,但往往错误署名“人社厅”。

6.成文日期

成文日期是公文的生效时间,是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则是:会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准;经机关负责人签发的公文,以签发日期为准;联合行文,以最后签发的机关负责人签发的日期为准。成文日期在公文中的标注位置有两种:一是会议审议通过的公文,成文日期编排在公文标题之下,写全年、月、日,用“() ”括起来;二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注,写全年、月、日。

成文日期一般右空四字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。加盖签发人签名章时,在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

成文日期标注存在的主要问题有:一是成文日期距正文的行距过大或过小。二是成文日期右侧顶格。三是发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称,相互之间错落太大。四是把成文日期当做发文日期。例如有一份文件,领导同志是2011年11月15日签发的,按规定本应将此日期打印在落款之下方,而此文却写作“2010年11月28日”,把文件打印后的发文日期当做成文日期。五是成文日期不齐全。省略“年、月、日”,写作“2010.11.15”,这些都是错误的。

7.印章

印章是体现公文效力的表现形式,是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。上行文,一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要也不加盖印章。联合上行文,发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章。联合下行文时,所有联署行文机关均须加盖印章。

单一机关行文时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上,最后一个印章端正、居中,下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内。印章用红色。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。联合行文时,应先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应标注全称。签名章一般用红色。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标注“此页无正文”的方法解决。具体的调整方法是:当正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将一行文字移到下一页;如果正文之后的空白仅差两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或缩小字距,挤出能容下印章的空间。这样,可使印章与正文同处一页,不留任何空白,堵住私加公文也就是变造公文的漏洞。

印章在使用中存在的主要问题有:一是用印位置比较随意,不居中、不端正、不规范。二是两个或两个以上机关用印时,印章相交或相切。三是多个行政机关联合向下行文时,只使用主办机关的印章。四是使用的印章与发文机关标志不符,如发文机关标志是“××总局”,印章却是“××总局××司”。

8.附注

附注是对公文需要注意的事项加以说明,主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

在标注附注上存在的主要问题有:一是标注位置不规范,将附注标注在版记上一行;二是有的附注的内容没有用圆括号括起来;三是几个机关联合上行的请示件标注不规范,本来只标注主办机关联系人即可,却将所有联合发文机关的联系人都标注上去,使附注的内容杂乱。

9.附件

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致,以显示附件与正文不可分割的关系。

附件应另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

附件的位置极为重要,装订在一起的附件,必须置于版记部分之前。有的不是将版记部分置于印章和成文日期之后,而将附件置于版记之后,这是不正确的。因为公文由版头、主体、版记三部分组成,公文只要标注了版记,就意味着整个公文的结束,如果将附件置于版记之后,那么这个附件是没有法律效力的。如果这份在版记之后的附件被用作法庭证据,法庭也不予采信。需要强调的是,公文的附件是正文内容的组成部分,与正文一样具有同等效力,特别是政策性文件。如增加工资的标准,通常都是以附件的形式出现,这时,公文的实质性内容在附件之中。法规性公文往往作为“令”、“通知”的附件下发,从这类公文的行文目的及实际执行的情况看,其附件内容往往比主件内容更重要,主件只起说明、介绍或按语的作用,需要贯彻执行的则是附件的内容。因此,要克服和纠正轻视附件的现象。

在附件的使用上存在的主要问题:一是许多机关将没有作特殊标记的附件装订在版记后,有的附件不齐;二是附件序号和附件标题与附件说明的表述不一致;三是将上级机关文件的复制件作附件时,与正文的页码没有连在一起编排。

(三)版记部分

置于公文末页首条分隔线和末条分隔线之间的各要素为版记部分,由抄送机关、印发机关和印发时间等要素组成。版记部分相关规范如下。

1.抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定,不能滥抄,也不能错抄或漏抄。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。在具体排列上,对于不同级别的机关,应依先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序;同级不同类的机关,要按党、政、军、群的顺序排列;人大、政协、法院、检察院应另起一行排列;如文件需抄送各民主党派、工商联的,则应另起一行编排。

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”二字后标全角冒号,冒号后标注抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记中,既有主送机关又有抄送机关时,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。应将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

需要注意的是,向上级机关的请示,不要同时抄送同级和下级机关。因为请示事项在未批复前,还不能有效地执行办理。过早地抄送同级或下级机关,容易造成被动。向下级机关的重要行文,可以抄送直接上级机关,使上级及时了解情况,便于指正。

抄送机关标注中存在的主要问题有:一是上行文仍用“抄报”;二是将有些不是领导直接交办的请示、报告类公文直接抄送给领导个人;三是将向上级的请示性公文“抄送”给直属下级机关。 

2.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门,一般是各党政机关办公厅(室)或文秘部门的。发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门的,发文机关就是印发机关。公文的印发日期区别于公文的成文日期。公文的成交日期即公文的生效时间,与送印时间的差别,可以反映发文机关制发公文的效率,也可使收文机关掌握公文的传递时间,有利于公文的办理。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,年、月、日用阿拉伯数字标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。此外,翻印公文时,翻印机关和翻印日期用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期之下一行位置。翻印机关左空一字,翻印日期右空一字,年、月、日用阿拉伯数字标全,后加“翻印”二字。

印发机关和印发日期标注存在的主要问题:一是有些机关设有专门的办公厅(室)或文秘部门,但在标注印发机关时,不是标注该机关的办公厅(室)或文秘部门,而是用发文机关作为印发机关;二是把成文日期当做印发日期;三是有些机关的公文在版记中缺少印发机关和印发日期,或标注了印发机关和印发日期但没有标注“印发”二字;四是有些机关印制的公文,在印发机关栏处还额外标注上打字员、校对员姓名及存档等内容。

3.版记中的分隔线

版记中第一要素之上、各要素之间均加一条分隔线隔开,宽度同版心。第一条和最后一条用粗线(0.35mm),中间的分隔线用细线(0.25mm)。这样设计,主要是为显示各要素之间的区别,同时也显得美观。印制时要注意最后一个要素之下要有一条分隔线,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

4.版记的位置

版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(公文应双面印刷)的最下面位置。之所以这样规定,是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显,即印有红头的首页,而结束部分就是版记。这样,红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分,由此可以准确认定公文是否完整。

需要注意的是,如果公文主体之后的空白容不下版记,此时版记要放在另起一页,即使前一面完全空白,也要将版记置于文末。公文如有附件,而附件最后一面的空白能够容下版记,此时版记应置于该空白处。

版记标注存在的主要问题有:一是版记被错放在公文附件或被批转(转发、印发)文件的前面,致使主件和附件、被批转文件组成的统一整体被分割。二是在被批转文件中,有的主件的版记不仅被错放在被批转文件的前面,而且还继续保留被批转文件的版记。三是版记位置被随意提高或降低,遇到文件末页上端空白地方大一些时,就将版记部分提高,甚至提到文件版面的1/2处。   

(四)页码

《党政机关公文处理工作条例》要求公文标注页码,一是由于页码是公文整体不可或缺的一部分;二是便于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订;三是有助于公文的防伪。

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

页码标注上存在的主要问题:一是公文首页不标注页码;二是页码标注在版心内;三是页码前加“第”字;四是附件的页码单独标注。

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(责任编辑:李放、杨媚)


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